康达“百科全书”诞生记

12月13日，我院档案室高分通过江苏省档案工作四星级测评。现在的档案室，就像是一本康达的“百科全书”，应有尽有。

“今天是明天的历史。也许现在还有很多老师没有意识到档案工作的重要性，但随着时间的推移，大家会意识到档案的弥足珍贵。”她说。

她说，档案工作要坐得住“冷板凳”；她说，想要把档案工作做得更扎实、更高科技；她说，想认真记录下康达的一点一滴。

她是李尹凤，康达“百科全书”的主要“编纂人”，人称康达“百晓生”。

从无到有是一个奇妙的过程

2014年建立综合档案室，逐渐建成了覆盖全院的档案工作网络。每个部门设立兼职档案员，负责收集该部门完成的工作、获得的各项荣誉等材料，并移交档案室。

2016年搭建库藏框架，顺利通过江苏省档案工作三星级认证。

2017年12月13日，顺利通过江苏省档案工作四星级测评。

“从没有星级到四星档案室，从一箱箱零散的文件材料到有盖章、有代码、有顺序地排列上架，这整个过程见证了学院档案工作从无到有。”李老师说的十分认真。“从零散到整齐，经过盖章，排序，我们给这些“无名”的资料编码，使之成为‘有身份的文件’，现在页码的数量已经到达十几万页，编码文件过万份，综合档案室发展成现在的规模，离不开领导的支持，同事的努力，这也是我觉得非常骄傲的事。”

档案整理的文件是从1999年开始的，涉及的年份比较久远，后期的处理工作也是相当困难。从南京运回的档案材料需要一箱箱核对，材料不齐全的需要反复核对。李老师说：“我们会因为一项内容对不上而反复查找原始资料，询问、查阅都是还原真实材料的手段，我也因此变得‘厚脸皮’。”由于保管环境并不理想，纸张也老化，修复工作非常艰难。“我们会对原文件进行数字化扫描，转成PDF的形式，并以电子版形式传阅，而原件不会再被借阅，防止二次损坏，现在已经扫描了8000多份文件。”

四星级评定工作刚结束，下一阶段的工作重心会放在数字化建设，将传统的综合档案室打造成“全文目录数据——信息化资源建设——服务利用”模式的信息化系统。

康达“百晓生”的日常

一份文件扫描、修复要多久？

3分钟以上。

一天能完成多少份？

最少50份，最多300份。

一份文件要经历哪些程序才能上架？

分类→分保管期限→拆订→写页码→盖归档章→编写代号→录取系统→装订→书写备考表→装订→打印目录→上架。

综合档案室只有两名工作人员。“两人的世界”总是你激励我，我鼓励你！“在准备四星级测评的时间里，每天都要在3米多高的地方，爬上爬下，反复核对，工作是真的繁琐。但是看到我的工作伙伴王明全老师在半月板受伤也坚持工作的情况下，我就知道，我必须坚持我的工作。”

进入档案室，引入眼帘的是桌上的护手霜和墙上“静心”二字。“做这个工作，经常会受伤！被钉子扎到，无数次被纸张锋利的边页划破，手也会开裂，所以我们都会在办公室备好护手霜。”

而对于墙上的“静心”二字，李老师说：“我是个性开朗的人，但是做这个工作你不安静又是没有办法完成的，涉及到的小细节都要仔细核对，当我坐在办公桌前整理档案时，就是会突转嘻哈画风，变得认真严谨，我要对我手里的每一份资料负责。”

其实档案工作也不全是枯燥的，整理声像档案特别有趣。“整理过去的照片，对比学院、身边工作伙伴的变化，我总能在电脑屏前笑出声来，有时也会感叹时间的飞逝，在这里，每个人的前进脚步我都能看得见，感觉特别好！”

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综合档案室主要用来记录学院发展脉络、服务学院中心工作、为学院考查凭证提供材料支撑，现还开放了资料查询的功能。对学生，可以查阅学籍信息、成绩单、录取名册等；对教师，可查阅人事档案（包括科研材料，考核材料等）、本部门业务工作材料等。后续也会同步开放其他功能。

想做“特工”的档案员

李尹凤老师是实打实的“科班”出生，毕业于苏州大学档案学专业。档案专业是个冷门专业，社会知晓度也较低，问及为什么选择档案专业，李老师打开了话匣子。

小时候看了一部外国电影，女主角叫苏菲，职业的中文翻译是档案学者，类似于情报员。因而我错误的理解为，档案学者就是可以研究摩斯密码，可能还是特工，神秘又强大。抱着这样的心理，我毅然决然的填报档案学专业。

“我感觉自己和档案谈了一场恋爱。从一开始的‘一见钟情’，到接触以后的‘心灰意冷’，直到现在的‘日久生情’。 ”李老师笑着说。“满怀着憧憬去了大学，学的完全不是想象中的内容，学着厚厚的书，整天拆钉子、装钉子，还要学如何编写代码……理想与现实骨感的超过我的想象。甚至一度对自己的专业难以启齿，同学聚会总是说自己是做与保密相关工作的。”

来康达四年，对着成堆的档案，也有过苦恼的时候，但是每当看着无序的材料被整理归档，静静的欣赏学院里这些“无声”的诉说，又何尝不是一件趣事呢。

采访的最后，官微君仔细地看了看档案室。想象着屋子里档案从无到有的过程，更明白“这世上没有什么平白无故的横空出世，不过都是精心准备的必然结果”这句话的内涵。

鸣谢 / 李尹凤

文字 / 孙一文 钱雯静

图片 / 沈豪杰

编辑 / 孙一文