请收好！15年资历外事专办员的“**秘笈”！

王晓婷

北京联合大学外事专办员，从事外事工作15年，凭借一套“独门秘笈”令工作事半功倍，简化了出访人的准备工作，为教职工们的对外交流提供了周密细致、便捷贴心的服务。

秘笈

一

证照保管：一本都不能少

北京联合大学目前有效因公护照近500本。根据要求，均在学校专门申请配备的密码柜中保管。柜子的两把钥匙分别由两位专办员同时保管，以保证证照安全存放。

秘笈

二

证照及时入库，一刻都不能拖

所有因公证照在出访人员抵京后，由专办员核查出入境日期无误后及时入库保存。一刻都不能拖~

入库存放时将证照外侧贴上标签，注明持照人姓名及证照到期日，存放时要将证照按照持照人姓氏首字母顺序摆放。顺序一定不能错~

秘笈

三

一分钟告诉你：

who&where 谁因公去过哪里

想了解出访人员的因公出行情况，一查便知！

为了给频繁出访的教学科研人员提供更好的服务，北京联合大学建立了因公护照及签证电子信息库。可随时查询因公证照状态，1分钟内就可以提供相关信息。

秘笈

四

过期护照也要严格管理

根据要求，过期的因公护照也需要严格管理。

北京联合大学专门建立了过期因公出国证照留存登记制度，由学校统一进行管理，以确保每本旧护照的去向有迹可循。

对于离退休人员来说 ，旧的因公护照则是学校为其准备的“退休礼物”。小小因公护照，让他们即便离开了工作岗位，也能历历在目地回忆起每一个出差在外时的美好瞬间～

秘笈

五

超贴心！

这些服务，外事专办员也可以提供

在办理出访手续的过程中

专办员还为出访团组提供以下贴心服务

审核邀请函及日程安排。

修改各种申报表格的填写。

保存身份证复印件，下次出访时不必再次提交。

保存电子版证件照并冲洗，半年内再次出访时不必再提交。

在出入境大厅为出访人员购买境外保险。

行前教育会时提供护照、签证、邀请函及日程的复印件。

重 要 成 果 展 示

2017年，北京联合大学倡议并推动成立了中国-中东欧“16+1”旅游院校联盟，旨在通过建立中国与中东欧国家院校之间在旅游、教育、文化等领域的合作伙伴关系，搭建全面合作。目前，联盟已成为中国-中东欧国家“16+1”首都市长论坛组成内容之一。

同样是在2017年，北京联合大学正式加入中俄交通类大学联盟。该联盟旨在落实国家“一带一路”倡议及中国高铁“走出去”等重大战略，推动中俄两国高校在交通领域的交流与合作。

来源：北京外事