关于档案，你所不知道的事

档案相关知识

1

《中华人民共和国档案法》自哪年开始施行？

答：1988年1月1日起开始施行。

2

档案是什么？

答：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3

什么是高等学校档案？

答：是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校、社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

4

什么是学生档案？

答：是指全日制本专科生和研究生在校学习期间形成的反映个人经历和各方面表现的材料，是国家人事档案的组成部分，是大学生就业及其今后单位选拔、考核、任用的重要依据。

5

我国现存最早的档案文字材料是什么？

答：甲骨档案。

6

我们常见的档案有哪些？

答:有文书、教学、科研、基建、设备、会计、声像、人事、婚姻、家庭、电子等档案。

7

《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）自哪年颁布实施？

答：2008年9月1日起实施。

8

国际档案日的由来？今年的主题是什么？

答：1948年6月9-11日，位于巴黎的联合国教科文组织（UNESCO）召开专家会议，来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流，经讨论，决定成立国际档案理事会（ICA）。2007年11月，为了庆祝2008年6月9日国际档案理事会成立60周年，国际档案理事会全体成员在加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定，将每年的6月9月定为“国际档案日”。

2019年国家档案日的主题是“新中国的记忆”。

9

我校的档案有哪些种类？可以提供哪些用途？

答：（1）种类：①党政管理类； ②教学类； ③科研类 ；④基本建设类 ；⑤仪器设备类； ⑥产品生产类 ；⑦出版物类 ；⑧外事类； ⑨财会类。

（2）用途： 可以提供工作查考、学术研究、权益维护、学籍查证等用途。

10

如何查阅档案？

答：全国各级各类档案馆保存着不同种类的档案。公民享有查阅档案和政府公开信息的权利。中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者身份证、工作证等合法证明，可以利用已开放的档案和政府公开信息。利用档案信息的方式多种多样，比如阅览、复制和摘录等。

方式一：前往档案馆查阅。①携带有效证件（身份证、工作证）；②提出查阅内容；③档案人员检索调档；④签署阅览登记；⑤在阅览室阅览；⑥归还档案。

方式二：电话、信函和网络查询。① 致电档案馆；②致函档案馆；③发电子邮件给档案馆；④登录档案馆网站。

11

什么是毕业生的人事档案？

答：毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。

这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后的档案。

12

学生档案有什么作用？

答：学生档案对于个人来说，无论是就业、工作调动、办理户口、出国政审、职称评审、工资调整，还是入党（团）以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等，都将以档案材料的审核为重要依据。

13

毕业生填写地址要注意什么？

答：毕业生与用人单位签约时，应询问清楚用人单位的性质：如果是国家机关、国有企业事业单位，它们是有人事管理权的，可以接收档案；而其它各类非公有制单位、民营机构一般是无人事管理权的，要通过人才交流中心或其他公共服务机构来接收档案。

毕业生应在签订的《就业协议书》的档案接收详细地址一栏填写详细地址＋单位名称＋具体接收部门，各学院就按上面的地址上报招生就业处供其编制派遣方案，学校招生就业处再根据派遣方案邮寄档案，当接收地址与单位不一致时，统一按接收地址寄出；未签订《就业协议书》的学生，档案将寄回生源地。往年有学生因地址填写错误导致档案无法寄出，影响自己就业报到、工资待遇、升学录取等。

14

毕业生如何对待自己的档案？

答：（1）高度重视，了解相关的档案知识。（2）毕业时，抓紧办理就业报到证，将档案放在就业单位，或者方便自己利用的地方人才交流中心托管。

15

建议未就业时将档案放在人才交流中心托管。

答：按照国家的有关规定，离校未就业高校毕业生档案应转入毕业生入学前户籍所在地政府所属的人才交流服务机构，也可由原就读的高校免费保留，如两年后仍未落实就业单位或未回学校办理档案迁转手续的，学校应将其档案转至其生源所在地政府所属的人才交流服务机构。不想回生源地的毕业生、准备考研的毕业生、准备出国的毕业生等，可以选择将自己的档案放在省内任何一家政府所属的人才交流服务构托管。

目前，毕业生中普遍存在的一种现象是，对自己的人事档案不了解，也不关心;有的毕业几年甚至十几年了，可档案还在学校放着;有的还将档案放在家里，更有甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。其实不然。现在，企事业单位招聘员工、国家机关招录公务员等都要审查个人档案，并以其记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。另外，像办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。人事档案在现实生活中仍具有不可替代的作用，应给予足够的重视，以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。

16

人才交流中心提供哪些服务？

答：（1）负责人事档案关系接受、调出相关手续；（2）办理毕业生的转正定级；（3）档案工资的晋级；（4）职称晋升申报；（5）办理落户手续；（6）出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等；（7）代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。

17

为什么不建议将档案留存学校？

答：尽管国家规定毕业生毕业后暂时找不到工作，其档案可由学校免费保管两年，但是很多同学毕业后就忘了档案，等到要用的时候发现档案已经过期，回学校可能就找不到了。

18

毕业生如何追踪自己的档案？

答：毕业生档案邮寄地址按照就业报到证左上角地址或调档函（原件）显示单位（加盖公章）即红章地址邮寄。有严格的交接签收程序，一般情况下不会遗失。毕业生应主动尽快到ＥＭＳ查询档案是否寄到该单位。查询时限一般为一年，超过一年ＥＭＳ不再办理档案查询业务。

19

什么是报到证？有什么作用？

答：《报到证》由原来《派遣证》转化而来，全称为《全国普通高等学校毕业生就业通知书》（简称报到证）。

其作用是： （1）毕业生到就业单位报到的凭证和依据；（2）毕业生参加工作时间的初始记载和凭证；（3）调档凭证。毕业生到就业单位报到时，须持《报到证》（蓝页），学校相关部门依据《报到证》为毕业生办理档案转递、组织关系转移和户籍迁移等手续，就业单位所在地公安部门凭《报到证》为毕业生办理落户手续，就业单位凭《报到证》为毕业生办理相关工作手续；（4）对自主创业的毕业生可凭《报到证》到有关部门办理减免有关税费手续；（5）毕业生到非国有单位就业时办理人事代理手续的凭证；（6）毕业生就业的证明；（7）干部身份证明。

20

毕业生怎样办理报到证？

答：在学校就业系统登记毕业去向，办理离校手续时由学院统一发放。

21

毕业生怎样调档？

答：毕业生必须凭报到证或调档函办理调档手续方可调档。

（1）凭报到证调档：报到证左上角地址即为发档地址；

①考取国家公务员调档：凭录用文件办理报到证，然后再调档；

②大学生村官、招教、选调生等情况调档：凭调档函或凭就业协议书办理报到证，然后调档；

（2）凭调档函调档：调档函（原件）显示单位（加盖公章）即为发档地址。

22

考取外校研究生怎样调档？

答：（1）应届生调档，等毕业材料齐全后凭调档函直接调档（档案寄往考取学校要求的地址）；

（2）请在就业系统网详细登记学院、姓名、学号、班级、联系方式和档案寄往的详细地址。

23

成为“死档”怎么办？

答：（1）两个原因致档案变“死档”

① 超过择业期仍未落实工作的同学，档案打回原籍过程中容易丢失，形成死档。

② 档案长期在自己手里超过两年。

（2）让“死档”重生

① 补办档案手续。为超过择业期的毕业生去人才市场补办；超过择业期的，按非普通高校毕业生身份重新办理，前提不超过35岁。

② 咨询办理。档案在自己手上的，应尽快向人才服务机构咨询；若档案被打开，资料需要向有关部门核实。

湖北师范大学毕业生党员组织关系转接流程

1

毕业后组织关系的去向。

2

关于毕业生党员接转组织关系具体流程。

湖北师范大学学生档案管理流程

1

END

1

来源：档案馆 组织部 招生与就业工作处

美编：柳思慧

责编：唐秀庚

推荐阅读：

【十进十建】学习遵守政治纪律新规，提高政治站位

【一周新闻精要】第十四周（2019年5月27日~6月2日）

考研后才知道的事,提前告诉你！